Zgodnie z Zarządzeniem nr 32 rektora Uniwersytetu Jagiellońskiego z dnia 29 marca 2011 r. w sprawie szczegółowych zasad dokumentacji przebiegu studiów pierwszego stopnia, drugiego stopnia i jednolitych studiów magisterskich prowadzonych na Uniwersytecie Jagiellońskim, począwszy od roku akademickiego 2011/12 wprowadzony został tzw. „elektroniczny indeks".
Aby taki indeks właściwie funkcjonował, niezbędna jest współpraca na wszystkich szczeblach oraz podział obowiązków pracy w systemie USOS i USOSweb.
Do obowiązków studenta należy:
Poczta elektroniczna:
• posiadanie aktualnego konta e-mailowego w domenie uj.edu.pl,
• regularne sprawdzanie poczty (wszystkie decyzje, zawiadomienia, wezwania będą wysyłane elektronicznie).
Dane osobowe:
• zgłaszanie zmian danych osobowych w dziekanacie.
Rejestracja na zajęcia:
• rejestracja na zajęcia zgodnie z ogłaszanym na każdy semestr harmonogramem,
• podpięcie kursów pod odpowiedni program,
• wydruk deklaracji przedmiotowej z systemu USOS, podpisanie jej i złożenie
w dziekanacie w wyznaczonym terminie (do 3 tygodni od rozpoczęcia zajęć),
Oceny i zaliczenia:
• sprawdzanie wpisanych ocen i zaliczeń,
• zgłaszanie braków lub błędnie wpisanych ocen do sekretariatu lub bezpośrednio e-mailem do prowadzącego przedmiot (w terminie do 7 dni od daty egzaminu/zaliczenia),
• zgłaszanie do rozliczenia roku po uzyskaniu zaliczeń i zdaniu egzaminów.
Płatności:
• sprawdzanie zleceń należności wygenerowanych przez dziekanat i regulowanie opłat w wyznaczonych terminach.
Gotowość do wypełniania ankiet.
Wszyscy studenci zobowiązani są do zapoznania się z regulaminem studiów obowiązującym na Uniwersytecie Jagiellońskim, a zainteresowani również z regulaminem przyznawania pomocy materialnej.